Cómo ser más productivo y terminar sus proyectos fácilmente con la técnica pomodoro
Siempre que comienza un año decidimos que ahora sí o sí vamos a terminar con todos los pendientes que tenemos.
Prometemos ser más organizados y nos ponemos manos a la obra con mucho entusiasmo. Pero a la hora de sentarse frente a la computadora comienzan a surgir los distractores: suena el celular, aparece la notificación de un nuevo correo o alguien nos manda un whats y perdemos el ritmo de lo que estamos haciendo.
En estos tiempos es fácil distraerse por decenas de motivos (véase también el caso de las redes sociales…)
Aunado a esto, si el proyecto que tenemos entre manos es muy grande, tendemos a la procrastinación, por la sencilla razón de que el cerebro prefiere realizar tareas más pequeñas y fáciles ¾satisfacción inmediata¾, que aquellas más complejas que requieren de mayor concentración y cuyos resultados no son rápidos.
Por lo tanto, no somos tan productivos como queremos, y al final del día observamos con frustración que de las 20 tareas que anotamos en nuestra agenda solo hicimos tres y dejamos otras tantas a medias.
Para evitar estos problemas, la técnica pomodoro es una excelente opción para ganarle tiempo al tiempo y sentirnos satisfechos con lo que hemos logrado.
Dicha técnica fue desarrollada por Francesco Cirillo en la década de 1980 y la denominó así porque ocupó un temporizador de cocina en forma de tomate (pomodoro) para medir los tiempos. Desde entonces, este método ha sido muy popular en todo el mundo, pues permite llevar a cabo la mayor cantidad de actividades posible en menor tiempo, sin procrastinar ni distraerse, con una buena concentración y sin agotarse.
El secreto radica en enfocarse en una tarea a la vez (adiós al multitasking) por un periodo de 25 minutos (un pomodoro) y después descansar 5 minutos. Esto trae varios beneficios: por un lado, le dedicamos toda nuestra atención a una sola actividad, eliminamos los distractores, y por otro, el cerebro se mantiene descansado y fresco.
Antes de poner en práctica el método pomodoro, le sugerimos que primero tome en cuenta las siguientes recomendaciones.
1. Hacer una lista de las actividades por realizar en un día
Es esencial anotar una cantidad de acciones viables, es decir, aquellas que sabemos vamos a poder hacer en la jornada laboral, pues a veces nos gana la ansiedad y apuntamos muchas más de las que podemos llevar a cabo en un día.
2. Priorizar las actividades
Saber elegir cuáles son las urgentes que sí o sí debemos cumplir ese día, y cuáles son las importantes que nos van a traer beneficios a mediano y largo plazo es fundamental. Con base en ello, es preciso tomar nota en nuestra agenda sobre el orden en que deberán ser ejecutadas.
3. Calcular el tiempo aproximado que llevará hacer cada una de las tareas
Al principio costará trabajo realizar este cálculo, pero con el tiempo será más sencillo. Una recomendación sería que cada vez que emprenda una acción, por ejemplo, contestar correos o redactar el boceto de un artículo o de una ponencia escriba la cantidad de minutos u horas que le implica. Este cálculo servirá para saber cuántos “pomodoros” de 25 minutos le llevará terminar determinada actividad.
Una vez tomado en cuenta lo anterior, se puede poner en práctica este sencillo método. Enseguida le diremos cómo.
a) Programe su temporizador
Para ello puede ocupar tomatotimers.com o marinaratimer.com que son dos aplicaciones de internet gratuitas. Solo dé clic en play y listo. Comenzará la cuenta regresiva de un pomodoro de 25 minutos.
b) Empiece a trabajar en su tarea de forma concentrada
Se recomienda no suspender lo que está haciendo durante este lapso de 25 minutos. No responda a los mensajes del whatsapp o a las notificaciones del correo. Se trata de hacer la mayor cantidad de trabajo en este periodo sin interrupciones. A menos que sea una verdadera urgencia atienda el teléfono, si no, entonces espere a que termine su pomodoro.
c) Al terminar el pomodoro tome un descanso de 5 minutos
Para que el descanso sea mejor, levántese de la silla y dé una vuelta para estirar las piernas. Puede aprovechar también para ir por un café o un té, tomar agua, etcétera. No se vale saltarse este descanso.
d) Vuelva a programar su temporizador por otros 25 minutos y luego tome un descanso de 5 minutos.
Cuando lleve 4 pomodoros, descanse 15 minutos. Este lapso más extenso le permitirá relajarse y cargar pilas, para regresar a sus tareas más fresco.
Como todo hábito lleva tiempo acostumbrarse, pero le aseguramos que si es disciplinado trabajando con base en pomodoros cada día le será más fácil hacerlo.
Además, llevar la cuenta de sus pomodoros y marcar cada uno como terminado le brindará una sensación de logro (una tarea menos!) y de que realmente está avanzando.
Esperamos que esta técnica le sea útil a la hora de emprender un proyecto, sobre todo si este es muy grande o muy complejo. No solo reduce la ansiedad y el estrés, sino también nos permite enfocarnos verdaderamente para avanzar más rápido.
¿Usted ya usa el método pomodoro para trabajar?
Si es así, nos encantaría que nos dejara un comentario para saber cómo le ha resultado.